Serbest Çalışanlar ve Küçük Takımlar için Proje Yönetimi

Serbest çalışanlar ve küçük takımlar için proje yönetimi nasıl görünür?

Serbest çalışan ya da küçük bir takım için proje yönetimi karmaşık yazılım ya da resmî metodoloji hakkında değildir — üç şeyi her zaman bilmek hakkındadır: ne bitiyor, kim için bitiyor ve sırada ne var. Elli kişiye göre tasarlanmış bir sisteme ihtiyacın yok. İhtiyacın olan şey her müşteri projesi, son tarih ve tekrarlayan görevinin yaşadığı tek bir yer, böylece hiçbir şey aralıklardan geçmez ve sabah kalktığında görev listenizi bellekten yeniden inşa etmek zorunda kalmazsın.

Birçok serbest çalışan ve küçük takımın düştüğü tuzak ya hiç sistem olmamak (her şey başında ve gelen kutunda) ya da fazla sistem olmaktır (senin hiç onda olmayan problemler için tasarlanmış kurumsallaşmış araçlar). İşte ortadaki yol.

Araçtan değil, işten başla

Herhangi bir uygulama seçmeden önce, aslında neyi yönettiğini netleştir. Çoğu serbest çalışan ve küçük takım için bir avuç hareketli parça vardır:

• Müşteri projeleri — her birinin kendi teslim edilmesi gereken unsurları ve son tarihi.
• Tekrarlayan iş — aylık rapor, haftalık kontrol, ayın 1'inde giden fatura.
• İdari işler — unglamorous görevler (takipçi, harcamalar, planlama) meşgul olduğunda unutulur.
• Kendi boru hattın — teklifler, potansiyeller, gelecek ayın geliri haline gelen şeyler.

Bu kategorileri yaz. Çalışmalarının şeklini görebilince, onu yönetecek sistem belirlenir — ve asla kullanmayacağın özellikleri benimseme dürtüsüne direnirsin.

Her şeyi tek yerde topla

Çoğu serbest çalışan için en büyük gelişme bir teknik değil — dağılmayı durdurmaktır. Görevler gelen kutunda, bir defterde, üç farklı sohbet dizisinde ve belleğinde yaşar. Tek bir yer tamamını göstermediği için şeyler kayıp gider.

Her şey için bir ana yer seç. Her müşteri için her görev oraya gider: kısa bir başlık, kim için olduğu ve ne zaman bittiği. Amaç, tek bir bakışta "benim tabaklarımda ne var?" sorusunu yanıtlamaktır — beş uygulamayı açmadan. Bu basit durmaktadır. Bu aynı zamanda kontrolde hissetme serbest çalışanları, kendileri hep geride hissetme olanlardan ayıran şeydir.

Proje şeklinde düzenle, son tarih şeklinde bak

Her şey toplandığında, iki yolun vardır çünkü serbest çalışanlar iki modda düşünürler.

Proje şeklinde — bir müşteri için çalışırken, o müşteri için her şeyi tek bir görüşte istiyorsun: teslim edilmesi gereken unsurlar, notlar, son tarihler, yapılanlar ve kalanlar. Bu, bir çağrıya hazırlanmanın veya kaldığın yeri bulmanın yoludur.

Son tarih şeklinde — haftanı planlarken müşteri sınırları önemli değildir; önemli olan her şey için ne zaman bitiyor. Basit bir liste veya tarih şeklinde sıralanmış tahta sana bugün dikkatini nereye yöneltmen gerektiğini söyler.

İyi bir kurulum, aynı görevlerden her ikisini sana verir — proje başına bir tahta veya liste ve her şeyin yaklaşan üzerinde bir çapraz proje görüşü. Bir kez düzenler ve o anda ihtiyaç duyulan şekilde baksın.

Tekrarlanan işi otomatikleştir

Serbest çalışma ve küçük takım işi tekrarlamakla doludur: aylık danışman teslim edilmesi gereken unsurlar, haftalık durum güncelleme, tekrarlayan fatura. Bu görevleri her döngü tarafından elle yeniden yaratmak hem sıkıcı hem de unutmayı en kolaylaştıran şeydir.

Tekrarlayan görevleri bir kez ayarla ve onların tabloya göre yeniden görünmesine izin ver — her hafta, her ay, her çeyrek. "Bekle, raporumu gönderdim mi?" zihniyetinin yükü ortadan kalkıyor çünkü görev, bittiğinde kendi başına görmüş oluyor. Tahmin edilebilir müşteri işi için, bu tek başına şaşırtıcı miktarda düşük düzeyde stres ortadan kaldırıyor.

Küçük takımı toplantılar olmadan senkronize tut

Bir veya iki başkasıyla çalışıyorsan — bir ortak, bir müteahhit, sanal asistan — meydan savaşı hatırlamaktan koordinasyona kaymıştır. Kim ne yapıyor ve bitti mi?

Çözüm, "herhangi bir güncelleme var mı?" iletileri akışı yerine işin paylaşılan görüşüdür. Her biri aynı tahtayı görebildiğinde — görevler atandı, statüler güncel — çoğu durum toplantısı gereksiz hale gelir. İnsanlar birbirlerini kesmek yerine tahtaya bakarlar. Hafif tut: görev, son tarih, durum. Küçük takımlar büyük olanlardan daha hızlı işlemde boğulur çünkü kimsenin onu korumak için zamanı yoktur.

Haftalık gözden geçir, hafif planla

Ayrıntılı planlama ritüellerine ihtiyacın yok. Haftalık on beş dakikalık bir sıfırlama ihtiyacın var: bu hafta tüm projeler üzerinde ne bitiyor baksın, kayıp olanları hareket ettir ve hiçbir aciliyetin gizlemediğinden emin ol. İşte bu kadar.

Bu haftalık alışkanlık, sistemi güvenilir tutarsa. Görev listeniz gerçekliği yansıtmayı durduran anda, onu güvenmeyi durduruyor ve gelen kutusu-ve-bellek kaosuna geri sürüklenirsin. Kısa, düzenli bir temizlik onu dürüst tutar — ve güvendiğin bir sistem, gerçekten kullanacağın bir sistemdir.

Bir aracın bunu kolaylaştırdığı yer

Buradaki her şey, tüm çalışmanı ve ihtiyacın olan şekilde göstermek için tutarsa tek bir yere dayanıyor. Bir defter, birkaç müşteri ve tekrarlayan son tarihlerinize kadar işe yarar; geniş bir kurumsallaşmış araç, işi yapmaktan daha fazla zaman harcadığını farkına varana kadar işe yarar. Serbest çalışanlar ve küçük takımlar arasında bir şeye ihtiyaç duyar.

Bu, NevaPlan's Proje Yöneticisinin inşa edildiği şeydir — müşteri projesi şeklinde düzenleyebileceğin görev tahtagı ve listeleri, sırada nelerin olduğunun çapraz proje görüşü, her hafta veya ay tekrarlayan işi için tekrarlayan görev otomasyonu ve hafif takım işbirliği böylece küçük takım durum toplantıları olmadan senkronize kalır. Kurumsallaşmış yükü değil, bireyler ve küçük takımlar için tasarlandı — aylık bir başka abonelik yerine bir kez satın alma, başlamak için ücretsiz bir plan ve senin verisi senindir.

Müşteri işin aynı zamanda proje bütçelerini takip etmek anlamına geliyorsa, Bütçe Planlayıcı para tarafı için ona eşlik eder.

SSS

Serbest çalışanlar gerçekten proje yönetimi yazılımına ihtiyaç duyar mı? Ille yazılım olmasa da bir sistem ihtiyaç duyarlar — bitiyor ne, hangi müşteri için, ve sırada ne olduğunu gösteren tek bir yer. Tek bir küçük proje için defter iyidir; çeşitli müşteriler ve tekrarlayan son tarihlerle uğraştığında, ayrılmış bir araç şeylerden kaymanın engel olur.

Serbest bir çalışan için en basit proje yönetimi sistemi nedir? Her görevini başlık, müşteri ve son tarih ile tek yerde yakala. Görevleri proje şeklinde düzenle ve haftanı planlamak için son tarih şeklinde sıralanmış bir görüş tut. Tekrarlayan işi için tekrarlayan görev ekle ve her şeyi haftada bir kez gözden geçir.

Küçük takımlar çok sayıda toplantı olmadan projeleri nasıl yönetir? Görevlerin, atamaların ve statülerin herkes tarafından görülebilir olduğu paylaşılan bir tahta kullan. İnsanlar işin mevcut durumunu görebildiğinde, çoğu "herhangi bir güncelleme?" kontrolleri gereksiz hale gelir — birbirlerini kesmek yerine tahtaya bakarlar.

Tekrarlayan müşteri işini nasıl yönetirim? Onu tahtasında yeniden görünen tekrarlayan görev şeklinde ayarla — haftalık, aylık veya üç ayda bir — böylece onu yeniden yaratmayı asla hatırlamak zorunda kalmazsın. Bu, danışman teslim edilmesi gereken unsurlar, durum raporları ve düzenli faturalar için idealdir.

Proje yönetimi serbest çalışanlar ile büyük şirketler arasında nasıl farklıdır? Büyük şirketler birçok insan ve resmî süreçler arasında koordinasyonu yönetir. Serbest çalışanlar ve küçük takımlar kendi teslim edilmesi gereken unsurlarını ve son tarihlerini yönetir, böylece doğru araç hafif ve hızlıdır, büyük kuruluşlar için inşa edilen özellikler ile ağır değil.

Çalışma yüküne kontrol olmaktan hissetmenin en hızlı yolu nedir? Bu hafta başında ve gelen kutusundan her şeyi tek bir yere son tarihler ekli şeklinde al. Sadece tamamını tek bir görüşte görmek, çoğu "bir şeyi mi unutuyorum?" kaygısını ortadan kaldırır.